什么叫会计报表的格式设计

1般采取以下步骤定义报表格式:a)定义报表的尺寸（行、列数）；b)设置报表各行、列的宽度；c)画表格线；d)设置单元属性（表样、数值、字符）；e)设置单元风格（字体、字号、色彩、对齐方式等）；f)定义组合单元；g)设置可变区；h)肯定关键字及其所在表页上的位置。设计好报表的格式以后，可以输入表样单元的内容。

然后点“另存为”——“Excel 97-2003工作薄 ”，文件夹名也是list。

打开Crystal Reports，新建报表，点击“创建新连接”前的“+”号。

点击“Access/Excel(DAO)”前的“+”号。数据库名称：选择刚才的list文件，数据库类型：选择“Excel 8.0”。

点击“确定”，将左边的list 选到右边，点“下一步”。

将左边所有的字段选择到右边，点“完成”。出现报表设计页面，将报表上所有对象全部拖到“详细资料”的范围内，将页面调整到需要的大小，将版本调整成所需要打印的格式。

按F5刷新报表，按“确定”刷新数据，报表即可按设计好的格式逐条显示数据，并可批量打印。

用户可以根据单位的实际需要设置会计报表、统计报表和其他分析表，用友软件提供了性能强大的UFO电子表格系统，与总账模块配套使用，可以方便地生成用户需要的各类报表。UFO电子表格系统，是用户在安装会计电算化软件时，选择了UFO模块后同其他模块一同安装在用户的服务器和客户端上。它具有文件管理、格式管理、数据处理、图形、打印、二次开发等强大的功能，在此只介绍它的格式管理和数据处理功能，用以生成可以满足用户需要的报表，根据《地质调查项目经费核算暂行规定》的要求，我们着重对国土资源地质调查项目专项资金会计报表中的4张报表的设置进行详细介绍。

一、生成常用报表

根据用户在账套初始设置时默认的账套行业性质，自动生成资产负债表、损益表、利润分配表以及与该行业性质相关的其他报表。

【操作步骤】

第一步：登录UFO电子表格系统，具体操作见本章第二条；

第二步：用鼠标点击【工具】菜单中的〖生成常用报表〗菜单；

第三步：用鼠标点击【浏览】按钮选择您单位财务报表存放文件夹，然后点击【确定】按钮，系统会自动生成资产负债表、损益表、利润分配表以及相关的其他报表到您指定的文件夹下。在格式状态下操作，生成的报表为新建，保存或另存时选择路径。

一般不使用生成常用报表功能。

注意：在执行该功能之前，进入系统时正确设置了单位的账套行业性质。

二、国土资源地质调查项目专项资金会计报表的设计

UFO将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表的格式在“格式状态”下设计，报表的数据在“数据状态”下输入和计算。实现格式与数据状态切换的是在报表窗口左下角的一个按钮。

（一）登录UFO报表系统

操作员登录UFO模块，选择要进行报表处理的账套，进行相关的报表设置和数据处理，UFO模块在企业门户中的财务会计产品中，如图3-8-1所示，或者从计算机的桌面的快捷方式直接双击进入。

（二）报表格式设计

报表格式设计是对要生成的报表式样和报表中的数据进行处理的重点环节，在格式状态下，根据所要生成的报表样式，对报表的表尺寸、行高、列宽、单位属性、组合单元、关键字、可变区、报表中的单元公式等进行设计和定义。

（三）国土资源地质调查项目支出表

1.登录系统

进行入UFO电子表格系统后，点击【文件】菜单中的〖新建〗命令，系统自动创建一个空的报表文件，文件名显示在标题栏中，如图3-8-1所示。

2.设置报表尺寸

在空白报表文件的左下角有一个“格式/数据”切换按钮，将切换按钮点击为“格式”状态，在格式状态下，点击“格式”菜单下的“表尺寸”，弹出窗口，如图3-8-2。

输入18行，12 列。形成一个18 行，12 列的表格，如果用户单位项目个数较多，可根据需要增加行数，将要画线的区域选定，单击图3-8-1中的【格式】下的【区域画线】，在弹出的窗口中选择“网线”选项，再单击“确定”按钮，将图表的网格线画上。

图3-8-1

图3-8-2

3.设置报表表样文字

（1）表头：在表的A1单元格中输入“国土资源地质调查项目支出表”，选定A1：L1区域，选择【格式】菜单下的【组合单元】，然后点击“整体组合”按钮，可将“国土资源地质调查项目支出表”设置为报表表头；

（2）报表栏：报表各栏标题行的设置方法同表头设置，具体内容应同《地质调查项目经费核算暂行规定》中规定的报表格式，然后根据表式的内容逐一录入表样文字；

（3）表体中的表样文字：“项目名称”栏中各项目名称（要输入本单位所有国土资源地质调查项目的全称）；“项目性质”栏中各项目的性质（新开、续作、结转）；“项目编号”栏中各项目的项目编号（与项目任务书一致）；“预算-本期”、“预算-累计”栏中金额。

4.设置关键字

报表中应将单位名称和报表日期（年月）设为关键字，将光标放在A3，点击【数据】-【关键字】-【设置】菜单，弹出设置关键字对话框，如图3-8-3所示，在对话框中选择“单位名称”项，点击“确定”按钮完成对“单位名称”关键字的设置；“年月”设置同“单位名称”设置。关键字设置之后，点击【数据】-【关键字】-【编移】菜单，如图3-8-4所示，可以通过设置关键字偏移改变关键字在单元中的左右位置，以便得到更好的页面格式，一个单元格中可以设置多个关键字，通过设置关键字偏移量来显示其位置。

5.设置单元公式

在格式状态下，设置各栏的单元公式。

（1）期初余额：将光标移到D8 单元格，按键盘上的“=”或点击UFO报表设置窗口工具栏中的fx按钮，系统自动弹出定义公式对话框，如图3-8-5 所示，点击“函数向导”按钮，在函数向导对话框的左边的函数分类列表框中，选中“用友账务函数”，在右边的函数名列表框中选择“期初余额（QC）”，如图3-8-6 所示，在对话框中双击“下一步”按钮，弹出用友账务函数录入对话框，在对话框中，单击“参照”按钮，进入用友账务函数对话框，如图3-8-8 所示，在“账套号”项中选择“默认”，在“科目”项中选择“304-财政补助结存”科目，在“期间”项中选择“月”，在“会计年度”项中选择“默认”，在“截止日期”项在不选择，在“方向”项中选择“默认”，在“辅助核算”框的“项目编码”项中选择与当前行项目一致的项目编码，可选择“包含未记账凭证”，如果选择，则可查询当前所有已经填制记账凭证的数据，不管凭证记没记账，单击“确定”按钮，显示如图3-8-9所，再单击“确认”按钮，完成对当前项目的期初余额公式设置，其他项目期初余额公式设置相同，只是在不同行次将当前项目的项目编码修改即可；地勘单位公式可以定义为：QC（“401”，月，，，，“001”，，，“y”，，）-QC（“411”，月，，，，“001”，，，“y”，，）。

图3-8-3

图3-8-4

图3-8-5

图3-8-6

图3-8-7

图3-8-8

图3-8-9

（2）拨款-本期：将光标移到G8单元格，按键盘上的“=”或点击UFO报表设置窗口工具栏中的fx按钮，系统自动弹出定义公式对话框，如图3-8-5所示，点击“函数向导”按钮，在函数向导对话框的左边的函数分类列表框中，选中“用友账务函数”，在右边的函数名列表框中选择“累计发生额（LFS）”，如图3-8-10所示，其他步骤同（1）中对应步骤，只是在“科目”项中选择“40102-财政补助收入-项目经费”（具体科目根据单位实际情况），单击“确定”按钮后，弹出定义公式窗口，如图3-8-11所示，再单击“确认”按钮，完成对当前项目的“拨款-本期”的公式设置，其他项目本期拨款公式设置相同，只是在不同行次将当前项目的项目编码修改即可；地勘单位公式可以定义为：LFS（“401”，月，“借”，，，“001”，，“y”）。

（3）支出-本期：将光标移到 I8 单元格，按键盘上的“=”或点击UFO报表设置窗口工具栏中的fx按钮，系统自动弹出定义公式对话框，如图3-8-5 所示，点击“函数向导”按钮，在函数向导对话框的左边的函数分类列表框中，选中“用友账务函数”，在右边的函数名列表框中选择“累计发生额（LFS）”，如图3-8-10 所示，其他步骤同（1）中对应步骤，只是在“科目”项中选择“50402-事业支出-项目支出”，在“辅助核算”框中多了一个“部门编码”选项，在此选项中不选，表示选择所有部门（工作手段），单击“确定”按钮后，弹出定义公式窗口，如图3-8-12 所示，再单击“确认”按钮，完成对当前项目的“支出-本期”的公式设置，其他项目本期支出公式设置相同，只是在不同行次将当前项目的项目编码修改即可；地勘单位公式可以定义为：LFS（“501”，月，“借”，，，“”，“001”，，“y”）。

图3-8-10

图3-8-11

图3-8-12

（4）期末预算结余-小计：将光标移到K8，按键盘上的“=”或点击UFO报表设置窗口工具栏中的fx按钮，在编辑工具栏中的编辑窗口中输入C8+G8-I8，如图3-8-13所示，然后回车确定，其他项目的“期末预算结余-小计”公式设置相同，只是在不同行次将当前项目的行序列号修改即可。

图3-8-13

6.数字输入

在本表中，涉及输入的栏次为“预算-本期”、“预算-累计”、“拨款-累计”、“支出-累计”、“期末预算结余-其中：国库结余”等。

数字输入的方法是：将报表切换到“数据”格式，选中要输入数字的单元格，输入当前项目当前栏次的数字即可。

7.报表计算

将项目和收支科目单元公式和有关数字设计好后，将报表切换到“数据”格式，再点击【数据】“菜单下的”表页重算“项目，弹出”是否要重算当前页“对话框，按”确定“按钮，对报表数据进行计算，则自动得到如下表格，见图3-8-14所示。

图3-8-14

（四）国土资源地质调查项目费用支出明细表

方法同3。

表式如图3-8-15所示。

（五）国土资源地质调查项目其他相关费用支出明细表

方法同3。

表式如图3-8-16所示。

图3-8-15

图3-8-16

（六）国土资源地质调查项目（甲类）工作手段支出表

方法同3。

表式如图3-8-17所示。

图3-8-17

设计报表的打印格式，需要在报表定义界面的打印菜单里进行设置，其中，分页想到设置表格分页方式，打印预览调整打印格式及内容。

1、在“纸张”栏，选择打印机和纸张大小

2、在“缩放”区，选择“缩放比例”进入分页设置，选择“缩放到一整页” 只能进行附加信息设置。

3、分页设置：

(1)分页信息：设置每页都打印的“行、列”与excel设置打印表头功能类似

（2）分页预览：可以手动调整分页，与excel在分页预览下调整分页功能类似；

（3）手动分页： 可以根据需要，灵活设置每页需要打印的“行与列”

4、附加信息设置：注意打印选项、位置、字体等均可以进行设置。

5、打印预览：在打印预览下，可以调整页面位置、设置文本信息等。