广告公司的设计文档如何管理

1、产品设计与研发文档管理常见问题

随着信息化的发展，越来越多的公司在产品设计与研发过程中需要用到各类电子文档。单纯依靠windows文件服务器等方式来管理公司产品与研发文档已难以解决文档管理的问题。

包括：海量文档存储，管理困难

产品设计和研发部经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。

文档版本管理混乱

由于设计文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。

文档安全缺乏保障

大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。

知识管理举步维艰

大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失（人才流失=知识流失）。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。

2、易度产品设计与研发文档管理解决方案

易度产品设计与研发文档管理解决方案可以实现对企业的各类技术文档,如研究报告、设计稿、零件图等多种类型图文档的统一管理。可对存储在不同位置的产品与研发文件根据产品类别/研发对象等进行统一的分类视图、快速查找。同时通过设置文件之间的动态关联管理及消息订阅，有效的解决产品研发的各零件更新后的提示问题。还可扩展应用到工作流程管理，实现对文档生命周期（创建、审核、归档等）全过程的电子化。能够很好地解决企业图文档的安全、备份、查询、共享等问题。

适用于：汽车、造船、航空、通用机械、电子、建筑、设计院等行业的设计研发部门文档存储文件存储越复杂，获取文件依赖的组件越多，导致文件获取失败的风险就越大。易度采用FRS存储文件, 文件系统文件在物理文件系统中的存储结构和通过浏览器所管理的文件结构完全相同。同时，文档的附加的元数据信息也以json文本格式直接存放在文件系统中，易度这种存储方式可保证文档存储的风险最低。

支持集中（分区）存储，对文档进行有效的分类管理。通过提供个人区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理。

权限管理提供委托管理、成组授权、权限继承、负授权、四层6级别查看人等权限管理，保证所有产品设计和研发文档的处理严格按权限进行，根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

搜索查找用户可按多种方式搜索产品设计和研发文档，支持全文检索、高级检索、标签组搜索、收藏夹搜索等查找手段，确保快速高效地从大量的产品设计和研发文档库中找到想要的产品设计和研发文档。

在线查看支持研究报告、设计稿、零件图等多种类型图文档的在线查看，同时支持音频、视频的在线播放，音频和视频无需插件自动转换为flv和mp3格式，采用flash播放。

版本控制提供获取历史版本功能。帮助用户在文档多版本中查找到历史版本，以免造成知识流失。同时支持版本差异比较、删除历史版本和定版功能。

协作和编写系统支持在线编写和在线编辑文档功能，无需用户上传、下载，直接可在线进行协作编写。

审核发布支持文档审核的一般流程：提交审核—>审核通过—>正式发布，中间可安排众多的审核过程，采用消息通知流程变更。一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。对于发布的文档，可以调整文档的有效期限，包括生效时间和失效时间，还支持文档自动编号和调整文档编号。

文件管理通常都有文档管理系统来支持。设计与研发文档也同样可以这样管理。

文件安全包含多个方面，一个是文档存储的安全，通常文档管理系统都有冗余存储、备份机制等。

另一方面是文档的防泄漏，一般的方案是文档加密，但是加密有时会导致机器变慢，或者文件损坏。

还有一个是文档的访问控制，比如哪些人能够看，哪些人不能看等等。这个通常都有权限管理，文档级别等等。

桐享文档管理系统支持云存储、支持文档不落地方式、支持文档的访问控制等等，可以值得参考一下。

文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程式类型之类的信息。这些文档一般归档在较便宜的磁带上，特殊情况时则归档在可读写的光碟上。

基本介绍中文名 ：文档管理 外文名 ：Document Management  地位 ：企业重要的智力资产 内容 ：客户资料、设计文档、推广文案 文档管理简介,系统元素,主要步骤,主要类型,重要文档,分类文档,管理特点, 文档管理简介 文档管理 Document Management ，文档是企业重要的智力资产。 在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等； 从内容上，可能是商务契约、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。 这些文档可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。 文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。 文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。文档管理的关键问题就是解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的线上查看、文档的协作编写及发布控制等问题。 文档管理在法律事务所、保险公司、 *** 财政部门、广告代理公司和其它具有大量书面档案或影象操作活动的商业领域中发挥着重要作用。 随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题： 海量文档存储，管理困难； 查找缓慢，效率低下； 文档版本管理混乱； 文档安全缺乏保障； 文档无法有效协作共享； 知识管理举步维艰等。 所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。 系统元素 在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。 对于每种类型的文档使用哪些模板。 对于每种类型的文档提供哪些元数据。 在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。 文档管理 在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。 当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。 要将哪些策略套用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织比较重要的内容。 当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，如何转换文档。 如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。 主要步骤 确定文档管理角色 确保您的计画中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。 分析文档用途 在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。 规划文档的组织结构 您可以将文档放在库、团队网站和入口网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。在一个库中，您可以进一步将内容划分到资料夹和子资料夹中。有关详细信息，请参阅规划文档库。 规划如何在各位置之间移动内容 在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Inter 网站。如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。有关详细信息，请参阅主题规划文档库中的“规划内容的流动”。 规划内容类型 使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。 文档管理 规划内容控制 您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计画要求签入和签出以及使用信息许可权管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。 规划工作流 通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。 规划策略 对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以保证文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。 主要类型 重要文档 单击“系统选单”中“文档管理”，进入文档管理界面。 1、契约文档 1）进入契约文档界面 点击“契约文档”进入契约文档界面。 2）填写、发布契约 在“标题”栏中输入发布契约信息的主要标题内容。单击下方“内容”框，输入所要发布的与主标题相关的信息内容，按回车，点击“保存”即可。系统除了传送文本信息以外，还可以传送HTML页面信息，传送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。 3）查看契约文档 点击所要查看契约的标题即可进入、浏览契约文档信息。 如果显示超过一页，单击“上页”、“下页”可以翻页，在页码框中输入页号后，按回车键或者点击“转”按钮，即可直接进入该页查看。 在“搜寻”栏中输入契约的标题的特征值，单击“搜寻”，萤幕显示含有这些特征值的契约信息。 4）评论 如要对某些契约进行评论，直接点击该契约标题进入，在发布的内容框中输入所要评论的内容，单击“保存”即可。 文档管理 5）删除契约信息 找到所要删除的契约信息的标题内容，单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该契约。 2、人事档案 1）进入人事档案界面 点击“人事文档”进入人事档案界面。 2）填写、发布人事信息 在“标题”栏中输入发布人事信息的标题内容。单击下方“内容”框，输入所要发布的与主标题相关的信息内容，按回车，点击“保存”即可。系统除了传送文本信息以外，还可以传送HTML页面信息，传送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。 3）查看人事档案 点击所要查看人事信息的标题即可进入、浏览人事档案信息。 如果显示超过一页，单击“上页”、“下页”可以翻页，在页码框中输入页号后，按回车键或者点击“转”按钮，即可直接进入该页查看。 在“搜寻”栏中输入人事的标题的特征值，单击“搜寻”，萤幕显示含有这些特征值的人事信息。 4）评论 如要对某些人事情况进行评论，可直接点击该人事标题进入，在发布的内容框中输入所要评论的内容，单击“保存”即可。 5）删除人事信息 找到所要删除的人事信息的标题内容，单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该人事信息。 3、固定资产档案 1）进入固定资产档案界面 点击“固定资产档案”进入固定资产档案界面。 2）填写、发布固定资产信息 在“标题”栏中输入发布固定资产信息的主要标题内容。单击下方“内容”框，输入所要发布的与主标题相关的信息内容，按回车，点击“保存”即可。系统除了传送文本信息以外，还可以传送HTML页面信息，传送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。 3）查看固定资产档案 点击所要查看固定资产信息的标题即可进入、浏览固定资产档案信息。 如果显示超过一页，单击“上页”、“下页”可以翻页，在页码框中输入页号后，按回车键或者点击“转”按钮，即可直接进入该页查看。 在“搜寻”栏中输入固定资产信息的标题的特征值，单击“搜寻”，萤幕显示含有这些特征值的固定资产信息。 4）评论 如要对某些固定资产信息进行评论，直接点击该固定资产信息标题进入，在发布的内容框中输入所要评论的内容，单击“保存”即可。 5）删除固定资产信息 找到所要删除的固定资产信息的标题内容，单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该固定资产信息。 分类文档 单击“系统选单”中“文档管理”，进入文档管理界面。 1、添加分类 在“添加分类”的名称栏中输入分类的名称，附言栏中可输入一些相关的附言信息，点击“新建”按钮即可。 2、选择分类文档 可以建立多个不同的分类文档，根据需要直接选择分类文档中具体文档进行发布、评论等。分类文档的使用方法与重要文档的使用相类似。 管理特点 层次展现--层次结构的文档存储和展现形式，使得文档更加容易查阅。 文档管理 许可权管理--依据层次结构文档的管理人许可权体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，许可权查阅等需求得到了满足。 文档发布--文档内部发布，使得文档发布到内部的文档查阅界面。 导入导出--文档导入导出，指通过选择指定的文档将其从系统中导出，从对应档案中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的档案用于备份或资源共享，为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。 文档附属档案--文档附属档案改变了文档仅记录文字信息的属性，扩展为通过文档可以附加存储档案、影音资料等。

从各行业以及每个项目的个性出发，需要管理者结合实际情况制订出适合自身的文档管理规定。(软件文档管理指南》和《计算机软件产品开发文件编制指南（GB 8567-88） 》 (以下统称《指南》)为我们提供了相关的指导。首先要明确关于软件项目文档的具体分类。《指南 中提出文档从重要性和质量要求方面可以分为非正式文档和正式文档；从项目周期角度可分为开发文档、产品文档、管理文档；更细致一点还可分为l4类文档文件，具体有：可行性研究报告、项目开发计划、软件需求说明书、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试计划、测试分析报告、开发进度月报、项目开发总结报告。这样的分类细化了项目进度中各个阶段所需管理的文档。

其次需要将项目文档进行归类整理。下面对EDW项目组文档情况与 软件文档管理指南 进行对比分析。通过对比可以看出，没有规范管理的EDW项目组文档存在以下4方面的问题。

问题1：项目组在开发初期针对业务部门和科技部门进行了需求及信息调研，可以覆盖部分软件需求和数据需求说明书的内容，但却缺少业务部门对项目需求描述和变更的文档记录。这部分文档需建立相应目录予以保存。

问题2：对于设计说明，在系统比较复杂的情况下，设计阶段应分解成概要设计和详细设计两个步骤。目前EDW项目组只对ETL模块提供了概要设计说明书，并没有单独的存放目录，而是同其他设计文档混乱地放在一起。对于比较复杂的应用开发项目，应将这两种设计说明文档分目录管理。

问题3：在项目测试验收中，项目组没有要求将测试计划文档和测试结果报告进行规档，而只重视了测试过程中的问题文档，因此无法掌控测试进度与质量。

问题4：EDW项目组的工作分为模型设计、ETL、集市应用3个工作小组，对应的文档管理需要围绕这3个主题进行。其中模型设计和ETL都是数据仓库项目实施的模块，而集市应用则包括了建立在数据仓库基础上的小项目开发。因此，文档管理也应该针对这3个部分不同的性质制定管理规则。

通过表l中的对比分析，针对EDW文档管理存在的问题，EDW项目组最终依据通用规则建立了正式的项目文档管理规定。具体规定有以下5点。

(1)将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分；项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。

(2)常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。

(3)日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。

(4)提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括：项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。

(5)所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。由各项目小组长保证提交已保存文档的质量；由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。

项目文档管理规范制定好之后，关键在于大家要“依规执行”，使杂乱无章的存放模式变得井井有条。

伴随着企业不断发展，会出现各种网络信息安全问题，而且大部分数据泄密事件都来源于内部，不仅会影响企业的发展，甚至会带来严重的经济损失，所以为了能够对企业进行更好的安全管理就需要管理者对员工电脑进行内网信息安全防护。

面对企业内部信息安全就需要管理者从各个方面去进行防护，比如员工上网行为方面、计算机使用方面和文件自身使用及外发方面都是需要进行管理的，可以用域之盾软件去帮助管理者进行集中管理，从而提高管理者的管理效率。接下来我们就简单了解下管理者具体从哪些方面对信息安全做防护。

在文件自身保护方面可以进行文档透明加密、文件操作审计、打印管理、U盘使用管理、外设管理、文档自动备份、文档防勒索和限制文件外发等，从多个角度对文件的编辑和使用进行管理，让员工操作文件行为有迹可循。

从上网行为方面保护信息安全可以通过网站访问控制去管理员工能够或禁止访问哪些网页，使用应用程序管控可以禁止员工在电脑使用或下载新软件，这样可以防止员工通过网络行为外发文件，另外还能够对员工办公常用聊天工具进行审计，利用关键词报警和聊天审计系统防止员工私自外发文件、泄漏数据等行为，这样不仅对企业内部信息安全有保障，还能够在一定程度上提高员工办公效率。

文档是一种对软件系统的书面描述；

文档应当精确地描述软件系统；

软件文档是软件工程师之间用作沟通交流的一种方式；

文档的类型有很种，包括软件需求文档，设计文档，测试文档，用户手册等；

文档的呈现方式有很种，可以是传统的书面文字形式或图表形式，也可是动态的网页形式

不在工地，一般都在高楼大厦中办公，呵呵 看起来不像去工地。

文档管理，就是将涉及好图纸以及其他资料，进行分类存放，发给有需要的部门进行登记管理，

重要的是将资料有序的进行分类管理，是个心细活

一些项目文档管理的规定：

(1)将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分；项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。

(2)常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。

(3)日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。

(4)提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括：项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。

(5)所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。由各项目小组长保证提交已保存文档的质量；由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。