政府采购效率影响因素有哪些
“采购项目”因素。采购项目是指采购人实施政府采购程序所要购置的货物、工程和服务的具体对象,这就从客观上决定了它对政府采购效率的影响有着直接的关系。采购项目越复杂、数量越多、技术要求越高,则花费的时间就多,其影响政府采购效率的程度就会变大。这是因为,复杂的采购项目会增加采购文件的制作时间;数量多、技术要求高的采购项目会增加评标、验收等多道程序的时间,因而其政府采购效率就会变低;同理,采购项目越简单、数量越少、技术要求越低,则花费的时间就相对减少,其影响政府采购效率的程度也就会变小。这就要求采购人必须实事求是地确定采购项目,而不能人为地扩大采购项目。在配置上要求越复杂越好,在数量上要求越多越好,在技术要求上要求越高越好。如,明明可确定本地区内一种现有较高配置的计算机为采购项目的,却非要确定目前市场上刚问世,只在少数大城市可采购到的一种更高配置的计算机为采购项目,以致于延长采购时间,降低了采购效率 “采购方式”因素。国内外政府采购的实践告诉我们,不同的采购方式,其效率是不一样的,在都合法合规的同等情况下,公开招标与邀请招标的时限就较长,其效率就低于竞争性谈判、询价采购、单一来源采购这三种采购方式,特别是采用先进的采购方式,更能显著地提高政府采购效率。例如,当今国内外流行的协议供货采购方式,可从三个方面提高政府采购效率。首先是减少重复招标,减少了许多单位的多次采购时间,多次询价采购,最大限度地压缩了采购环节,从而缩短了若干单位的采购时间;其次,降低政府采购成本,极大地提高了政府采购的规模效率,实行协议供货采购方式后,集中采购机构,不必再多次对供应商进行资格审核,多次费神地制订招标书,多次组织招标活动;再次,采用“协议供货”方式,可一次签订合同,实行长期供货,从而在很大程度上满足了广大采购人所购物品的多样性和及时性要求。再如,推行电子采购方式,不仅能减少30%的采购成本,而且许多环节都可以在网上直接操作,极大地提高了政府采购效率,因此,确定正确的采购方式是提高采购效率的前提和重要手段。这就要求我们:一方面要大胆创新,锐意改革,大力推行“协议供货”、“电子采购”这些先进的政府采购方式。另一方面要在坚持合法合规的原则下,善于掌握灵活性原则,既可用邀请招标方式又可用询价采购方式的,就采用询价采购方式。如对于配置型号固定的项目,就可以采用询价采购代替邀请招标,这样一来将会节省大量时间而又能充分满足“三公”原则,供应商、采购人都会很满意。同样,既可用公开招标方式又可用竞争性谈判采购方式的,就可采用竞争性谈判采购方式。如对于某些特殊的项目,时限紧迫,而限额低于公开招标标准的,就可以选择竞争性谈判,这样,就能极大地提高采购效率,而又不失公平竞争效应。所以,在不违背政府采购法与具体实施方案的前提下,通过选用恰当的采购方式来提高政府采购效率,是有空间、有潜力可挖的。 “协调配合”因素。这一点,不仅很好理解,而且十分重要。无论是从政府采购是一项系统工作来讲,还是从政府采购作业像一个环环相扣的链条来讲,都需要采购当事人和政府采购监督管理部门等方方面面的协调配合,任何一方有所缺位和不配合,都会直接影响政府采购的效率和秩序。例如,一些采购人,以“老子”自居,看不起采购代理机构,对需要其配合的事项(确认采购文件、评审报告等),总是“千方百计找错”,以致于一天就能配合完成的,却用了三天甚至于五天;再如,一些采购代理机构,以“你求我”自居,总是强调“按部就班”,不是对采购人的采购项目不能及时受理,就是对采购人提出的采购具体技术、质量和服务需求不甚了解、或理解有误,一而三的要采购人提供这样或那样的资料,甚至于在相互配合中,还相互扯皮,以致于能在五天内完成编写招标文件、发标、开标、评标、编写评标报告等工作的,却用了一周甚至于更长的时间。因此,加强协调配合应引起采购各方的高度重视。对政府采购监督管理部门来说,就是要优化服务,简化手续,缩短审批时间,实行集约管理。对采购代理机构来说,就是要简化工作程序,不断创新工作方式。进一步优化政府采购程序,减少流转环节和时间。对采购人来说,首先要正确认识政府采购效率的本质含义,规范自己的言行,以宽容、理解、支持的态度,配合采购代理机构做好采购工作。其次要提高计划性,一方面要避免临上轿穿耳洞,用时才申请实行政府采购的现象;另一方面要避免随意性,一会儿提出更改采购方式的要求;一会儿提出更改采购时限的要求,另一会儿又提出改动配置的要求,这些行为只能造成采购秩序的混乱,延长采购时间,不利于采购效率的提高。再次要提高主动性,避免与集中采购活动不合拍,拖长采购时间。就是要多与采购代理机构进行联系和沟通,从而能掌握采购代理机构举行各类政府采购方式的时间、程序和方法等。如什么时候举行空调物品的招标,什么时候举行微机等办公系统的招标等情况。这样就不会发生昨天刚对10个单位采购空调进行了招标活动,你今天才申报的情形,而有可能使你前几天就得知这方面信息,及早完善手续,送交采购代理机构,赶上这趟车,从而明显地提高了采购效率。 “采购环境”因素。和谐的政府采购环境,既是实行一定采购效率的有力保证,又是提高政府采购效率的重要手段。这是因为,和谐的政府采购环境,能从多方面保证和提高政府采购效率。这里仅举三点:一是在和谐的采购环境下,采购各方都能目标一致,心往一处想,劲往一处使,大家都具有较高的效率意识和相互配合姿态,都能共同为着提高效率而努力;二是在和谐的采购环境下,采购各方都能加强自身采购硬件建设,都能充分利用计算机等科技手段实施操作,使采购信息通畅、效率倍增。三是在和谐的采购环境下,政府采购改革与部门预算、国库集中支付等财政配套改革彼此之间联系紧密,相互依托,使采购项目申请,资金拨款等效率倍增。反之,混乱的采购环境只能降低采购效率,浪费宝贵的人力、物力、财力资源,不利于采购效率的提高。所以,在当前加大构建和谐政府采购环境力度,是一项刻不容缓的任务。就上述三点来说,就是要做到三个加强:①加强政府采购宣传工作 。要通过座谈交流、新闻报道和内部简报等多种形式,大力开展政府采购的宣传活动,进一步提高采购各方对实行政府采购制度重大意义的认识,增强提高政府采购效率的主动性和自觉性。②加强政府采购硬件设施建设,建立科学、完善、灵敏的计算机网络管理信息系统,重点是建立与现代政府采购相适应的网站、采购管理系统和采购支付结算系统。不断完善供应商、咨询专家信息及采购信息体系,并逐渐实现与其他采购网络的联网,实现信息资源共享,从而有效缩短采购过程中部分环节的时间,不断提高采购效率。③加强财政配套改革,着重规范部门预算,细化采购预算,完善国库集中支付制度。实行政府采购预算与部门预算统一布置、统一编制、统一审核、统一批复,实行采购资金网上开票、网上直付。 “采购程序”因素。政府采购程序是制约政府采购效率的又一重要因素。我们大家都知道,只要采购程序设计稍有不尽合理,或过分强调形式上的制衡,就会造成环节多、关键环节考虑不周等问题,进而导致权责不明,推诿扯皮,甚至导致招标失败,大大影响了采购效率。如在询价采购程序设计上,《政府采购法》明确得很清楚,只有四道程序,可在实际操作中,一些采购人设计的询价采购程序有五道、六道,甚至于更多,增加了一些不必要的程序,如对外地已入供应商库管理的供应商还要进行资格审查,以及要求供应商报送样品等,从而延长了采购时间,降低了采购效率。因此,要重视采购程序设计工作,要不断完善政府采购操作程序和操作制度,合理确定采购过程中每个环节的时间节点,减少不必要的环节,使整个采购过程既合理又规范。这就要求我们: 第一、要完善政府采购程序,加强规范化管理。如对公开招标项目要召开标前会,对供应商要进行集中答疑。将评标细则纳入招标文件,各项评标因素量化计分,使评标结果更加科学、客观、公正,从而有效避免发生质疑与投诉,避免降低采购效率。第二、明确各种政府采购方式的工作规程,并严格按其规程进行。第三,建立健全采购过程现场监督制度、质量控制制度、考核奖惩制度,以保证和促进政府采购效率的提高。“组织管理”因素。现实告诉我们,无论是进行集中采购,还是实施分散采购,都与采购当事人的组织管理有关,组织管理得好,就能有序操作,就能又好又快,促进采购效率提高,相反,组织管理得差,就会杂乱无章,就会问题百出,不仅不能按期完成采购,还有可能出现多次返工,所以组织管理也是影响政府采购效率的一个重要因素。这就要求我们:首先要建立健全采购组织。就采购人而言,就是有条件的要建立专门采购组织,没有条件的要建立兼职的采购组织,从而避免效率低下的“拉郎配”采购、随意化采购;就采购代理机构来说,就是要优化内部组织结构,从健全高效的内部工作机制上提高政府采购效率。如理顺内部机构,改“小而全”的内部机构设置格局为“一条龙”服务于项目采购的内部机构设置格局,从而有效地缩短“一次采购”在内部周转的时间,形成“分工明确,权责分明,管理科学”的政府采购运作机制,以促进采购效率的提高。其次要精心组织采购。采购前,要认真准备,加强计划的严肃性,以避免随意改变采购数量、技术要求等问题的发生;采购中,要在精心设计和严格遵循科学程序的基础上,加强现场指挥,加强协调配合,以有序的快节奏促进采购效率的提高。采购后,要强化采购项目的组织验收管理。要组织以专家为主的强有力的验收小组,按照签订的采购合同,逐项对设备配置、性能等情况进行验收,这样不仅能保证和提高验收效率,还能充分发挥对合同履行的监督作用,确保采购项目的质量。 “采购文本制作”因素。采购文本包括标书、评分办法、采购合同、补充文件等,而在这些文本的制作上,无论是准备不充分,还是制作不规范、表述不清楚,内容不完整等,都会影响政府采购效率。因篇幅关系,这里仅以标书制作为例,倘若准备不充分,就不能全面或准确理解采购人提出的采购需求,以致于使制作的标书与采购人的要求有很大出入,要重新制作;倘若标书在对供应商的资质要求,所采购物品的技术要求,价格要求,实施(指运输、安装、售后服务等)要求,评标要求、验收要求的表述上不清楚,就会发生多种多样的理解偏差,形成多种多样的矛盾与问题,轻则修改标书,重则不是引起质疑与投诉,就是要重新招标;倘若标书内容不完整,就有可能遗漏一些实质性要求,不得不采取有关措施补救,从而拖长采购期限,降低了采购效率。所以,人们得出这样的结论:采购文本制作精细完备程度是提高采购效率的基础,足见精心制作采购文本,对提高政府采购效率,是何等的重要。这就要求标书制作要全面细致、无歧视性条款、操作性强评分办法制作要科学合理、紧扣标书内容,全面反映项目特点与采购人实际要求等;采购合同制作要与采购文件相一致,合同的主要条款应符合采购文件的实质性要求,应包括政府采购管理机构对政府采购合同的履行、验收及付款等提出的特殊要求;只有这样,采购文本制作才能合符要求,才能确保和提高政府采购效率,才能确保采购活动圆满成功,使采购当事人满意。 “采购人员素质”因素。现实告诉我们,采购人员素质高低,直接决定着政府采购效率的高低。这是因为,业务素质低的从业人员容易发生差错。如标书发放时的疏漏、资质审核不严、标书不盖公章、信息发布失误、传真失真等,都是因从业人员粗枝大叶或业务不熟练引起的,而上述这些差错,哪怕是细枝小节问题,都会直接影响政府采购效率,影响采购工作的顺畅进行,甚至于会发生意想不到的事情(因篇幅关系,这里不再举例)。相反,业务素质高的从业人员,无论是制作标书,还是对供应商进行资质审核等,都是又好又快,所以,有的采购代理机构三至五天就能组织一次采购活动,而有的集中采购机构十天或者半个月都准备不了一次采购活动。另外采购从业人员的职业道德素质、敬业心、团结协作精神、吃苦耐劳素质等也是重要指标,也制约着采购效率的方方面面,也应引起高度重视。所以,提高采购从业人员素质非常重要。首先,要加强思想建设。要在全体从业人员中经常开展职业道德教育、法纪教育,以不断提高从业人员的思想素质;其次,要开展正常的业务培训,也就是要定期组织业务培训,要将各项技能培训安排成若干个培训周期,然后一期一期地组织,只有这样,才能切实提高从业人员的业务技能;再次,要以开展“创一流业绩,争技能第一”的活动为载体,推动业务技能学习,然后再通过开展多种项目的业务技能竞赛,如开展招标书制作竞赛,来促进从业人员能自觉提高业务技能;第四,建立进修制度,将采购从业人员分期分批地送到高等学府或上一级集中采购机构或先进的集中采购机构去进修培训,这样几年下来,采购从业人员的业务技能和政府采购效率就会明显地提高。
1.质量较差,原材料缺陷。
2.长期运行后,各个链接间出现不均匀的磨损减薄,抗疲劳性能差。
3.链条生锈腐蚀造成断裂
4.上油过多,导致骑行时候大力的情况下严重跳齿。
5.链节过紧、很涩造成断裂。
有的企业采用的是“一支笔审批”,就是公司的每一笔采购花销都有老板来亲自审批。这样下来,一方面老板忙的不可开交,另一方也解决不了吃回扣的问题。因为这样的制度使得采购员的观念马上就变了,他就不会想办法搞定供应商搞定产品而是搞定老板就成了他的第一要务,不自觉地倒向了供应商那一边。
还有一种常见的办法是‘货比三家’,那么货比三家行不行呢?实际情况是货比三家也比较尴尬。
货比三家的困境:某公司采购员在全国设6个传真机,分别从6个不同的地方给公司发来报价单,实际上还是同一个供应商在报价,更何况现在网络发达的今天使得采购员做假
这里给出三点解决采购人员吃回扣的建议,供大家借鉴和参考:
第一点,必须要让供应商明白一个道理,给采购员回扣是在自取灭亡。因为给采购员回扣就意味着增加了公司成本负担,另一方面采购员拿了回扣对所采购商品的质量也会睁一只眼闭一只眼,一旦公司的产品品质得不到保证,这样公司不但增加了运营成本,还破坏了产品质量链条,长此以往公司的经营就会难以生存,最终损失最大的还是供应商自己。
第二点,把公司的供应商进行细致化分类,挑出最重要的几家供应商,由老板亲自把关,把对方公司老板请过来采取点对点亲自谈判。谈判前先做好准备工作,把相关产品的市场价格了解清楚,如果供应商报价存在明显高于行情,就请他说明具体的原因。是品质高还是工艺先进,还是有其他优势?如果不是这些正常因素那就要考虑是否与我方采购人员有黑幕交易。注意:点对点谈判事先不通知采购人员;并且向采购人员宣布,对其他供应商将随机采取该办法谈判,让采购员明白:公司是按照制度、模式、程序来管理的,大家要按照流程来做事情,不能搞人管人的人治办法来管理。
第三点,要把公司的诚信问题当做公司利润的重要来源来经营。诚信问题是你的一项成本还是你的利润,就看你怎么经营它!你把它当做你的利润来源经营它就是利润,否则就是你的一项重要成本,有可能是你越来越重的成本负担。比如你对你的供应商经常开期票又延期不付款,不仅要被银行罚款,还会在供应商面前损失公司信誉,你的该项成本就会越来越大。
以上就是给出的三点解决采购人员吃回扣的建议,如果还有好的办法,大家可以留言评论。同时,也希望每一位采购人员克己奉公,做一个良好的采购人员。
一是有可能链条的节距有误差,不妨多换几条链条试试。不过链条是标准件,这种可能性相对较小。
二是链轮的齿距有误差,虽然链轮的加工很精致,但如果是小批量,往往是线切割或铣刀铣成齿。圆度是车出来的,容易保证,齿距是切或铣出来的,就不好说了。分度圆的直径也不是那么好保证。
为什么齿距误差会造成有些齿无法啮合呢?考虑一下游标卡尺的原理。第一个刻度对准时,往后的每一个刻度会越错越多。如果误差很大,甚至能造成链节正对齿顶,这样就会出现周期性的掉链子。如果误差不是那么大,则周期性的松紧变化,误差足够小,就不影响正常工作。
加强企业采购管理的具体措施
采购,是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源, 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。下面为大家带来了加强企业采购管理的具体措施,欢迎大家参考!
加强企业采购管理的具体措施 篇11、采购部门必须要得到有效的监察和控制。且要公心、综合实力强的人才去担当,最好不要一个人是多人,或者说是高层领导,甚至是老板自己。
采购的确是一个非常感敏的部门,经济命脉在这里开始,采购每购回的物料不仅仅是花掉的公司的钱,很多时侯是采购花出的钱掌握着这个企业的生死兴衰,一个小的东西可能因为监控不好,出现了后果有时是因私利或责任心不到位,良心不足而酿大祸。采购的价格的高低要质量前提保证去谈。因此质量的定性与控制需要人去抓。只有规范了质量技术要求后才能去这个范畴寻找圈内的供应商,做到性价服务三比,做到监督与检测的前提前价格才是真成本。
我做过的一个公司在采购部专门设立了一个监查科:这些科6人左右。他们的工作除了正常的配合仓管收货,查看最表面的问题,重量或可看得见的质量外,他们还一项工作就是经常到市场上去寻查购买的价格情况是否合理。是否有重大问题。他们的工作与采购是协作又矛盾的。虽然他们只是对市面上的能查到东西的行情质量做了解做证实,这也无不例外的扼杀了很多大的问题的漏洞。当然对大的从厂家去购真的要一个真正熟悉市场的领导去监督,去证实采购东西的合理性。
2、采购经理工作的重心应放在监督指导上,而不是采购工作上。
一个经理要带好一帮人,是要付出很多的心血的。不是说每天像螺丝钉一样不停去拧紧每一环,去跟催每一次货,去参与每一项采购具体的细节。甚到自己去担当采购工作,那么他的精力是有限的,他会很难把重心放在去防患未然上。再说如果一个采购经理勤于参与采购细节,采购员会感到责任有人担,事情有人做,责任心会减弱,会很多时侯听侯领导指导。这样采购的不严谨细节就会发生,供应商就会明白,谁说了能算。真正做好采购,要让供应商知道是市场说了算,是竞争说了算,是他们的竞争对手说了算,是公平竞争的结果才是最好的状态。
3、采购的采购工作内容越细越分解越好。适当的合理,七成工作量是最佳适度。
我这样讲并不是说我是一个怕多做事的人。但是有一个理念是对的,同样一个用心做事的人,他并没有超凡的能力,如果他现在的工作量是1,他会做得很完美,他会花10成的用心度去做。同样如果他现在工作是10,他可能再尽心为了完成工作他会花1成的用心度去做。采购的事务太多,一是他会处于应付性的完成工作,他不会也没时间和精力去做更深层的工作。他出错的机率也会较高,采购领导关注他实质性的东西也会越少。可能腐化的地方也会更多。相对来说如果一个采购工作量超了负荷,这时领导出来分忧解决问题,也成了非常正常合理和采购非常需要的。一个人掌控的东西越多,做多事不是一件好事,采购上更是如此,越细,只要监督到位所能收集的信息反应的情况会更多。
所以相对来说,我们可以不用去考虑多用几个员工所多花去的工资,多几个人把工作做得更细一些漏洞少一些,这些无形之中所降低的采购风险,所杜绝的腐化带来的效益要可观得多。
4、采购员要对采购工作有记录,要经常总结汇报和分析。
这不是说形式,这也是检测和监督采购工作的一种方式。当工作量相对减少时,管理者有权要求,也应该要求做这方面的工作。采购工作不仅仅是只应付了生产所用就行了,关键是时刻对自己的业务要有创新,要有分析。工作有记录可能是很繁杂而且很多人不适,但有时铁定如山的记录会胜过口言巧语的编导。定期的分析,或重大采购事件的分析,管理者可以从这些分析汇报中去核实这些采购信息是否准确,是否有效。就是一个不同的人,层次不高的人,他独特的分析定也有有利之处。
用人上有时有一个误区,认为某个人做事做越多,越做得有点马虎是正常的。感到只要胜任工作多,目的达到了,事情完成了。实则不然,没有任何记录和分析总结的'工作,会让领导真正看不到有些深层次的东西。合理用人,适量分配工作,高标准要求员工,加上有效管控是更完美的状态。
5、注重对采购资讯的管理。
采购的信息,一切在办公过程中总结收集的情报、资料、甚至总结、分析要谨慎管理,并要有危机管理意识,万一这个采购员不做了,那么接下来的正常交接工作是否正常,原有资料是否存在,客户群是否有影响,联系方式,帐务往来是否明朗受控等等。因此公司在对每一个采购工作期间资讯要妥当管理,人可以再招,但信息与经验是一时招不回来的。
6、采购员自身的工作做得越细,越详尽,越有根有据、有分析,对采购管理者更有威力和杀伤力。
一个人要领导信服他的工作能力,首先他必须是一个心细眼明的人。细到对自己每做的一个工作细节让领导很难挑出你的毛病,他所做的每一件事,在尊重领导的同事,必须是让别人没有什么刺可挑的,让周围的人去检测你的工作能力,不是让领导通过自己告知领导,自己很能干。这就是一个心境坦荡的人,问心无愧的人要用心去做的。只有做好了工作的细节,什么样的领导都会坦然的接受。当然这里我认识到做人做事,做到了“同情才会施舍,理解才会支持”这句话的含义。自己的为人处事,让周围的同事能同情你工作的难度,得到了别人的同情,得到了别人的理解,人际交往相处融洽,工作才会做得更加顺利。自己不懂不可怕,只要懂得如何去向懂得人沟通就是一个好方向。
7、物料供应商要有足够的备用和替换的商家。
供应商的培养是要花时间和精力的,由于产品结构变动,由于老供应商的更新跟不上我们的需求,老供应商无法完成采购订单,质量无法保障,我们在仓促之中也很难得找到好的商家进来。甚至有时我们可能会牺牲一时短暂的利益,也要给物料多备一两个可用的商家。在不是很急的单子给新客户足够的时间去感受参与我们合作的兴趣。有时做生意就是放长线钓大鱼。没有人愿意和采购方做生意,采购方受限于某一供应商,这的确是采购的悲哀。
8、各个部门完善的配合,提供较坚实的技术支持和品质管能有效地提高采购的质量和效率。
有时如果是技术资料更改频繁,时间紧迫,这时给采购留出来的时间有限了,这里就会发生几种结局:一是的确无法完成任务,二是马虎完成任务,三是有漏洞完成任务。而公司会显得无可耐何,顺其自然。如果前技术问题,计划问题做好了,采购就没有众多可搪塞的理由。
9、从打样开始就做到公平公正。
打样时,打样车间最好能给多份打样参照物,可以分给多家厂家,这样在保证比较各家交期的同时也可以更深地了解到打样质量。打样的产品包装最好空白包装,不显示厂名,只有编号。这样可以避免人为认为谁家好,谁家好,谁家不好的第一直觉。这样操作更加透明化,公平化。
加强企业采购管理的具体措施 篇21制定合理的采购计划
一般说来,企业制定采购计划,是为了达到以下目的:
首先,预测所需物品的数量和时间,确保物品的及时供应。
其次,配合生产活动,确保采购适当的物品来满足生产的需要。
最后,减少库存,降低库存费用,不必要的库存等于浪费。库存实际上是一种闲置的资源,不仅不能在生产经营中创造价值,反而会占用资金,增加公司的成本。库存会造成大量资金的沉淀,影响公司资金的正常运转,同时还会增加市场风险,给公司的经营造成不利影响。
企业年度采购计划一般由使用部门拟订,然后提交企业相关部门审核,经审批后下达给各基层部门执行,一般情况下不允许变更。采购计划作为采购管理运作的第一步,其制定得是否合理、完善,直接关系到整个采购活动的成败。采购计划就是根据市场需求、企业的生产能力和采购环境等因素来确定采购的时间、采购的数量、以及如何开展采购作业等内容。
除了按年度正式编制的采购计划以外,还有由于临时生产的调整或其它原因而编制的临时采购计划。临时采购计划一般不如年度采购计划规范,它强调的是采购计划的简单性、灵活性和及时性。由于物品的采购价格一般较低,使用数量不易确定,而且比较容易从市场上获得,因而临时采购计划是年度采购计划的补充和完善。虽然临时采购计划处于从属的地位,但是对于在紧急情况下确保公司生产用料的持续供应也具有重要的作用。
2规范日常采购行为,严格审批手续
国内企业可以编制采购操作手册,规范日常采购行为。把采购作业过程分成若干步骤,每个步骤应该怎样做,要达到什么要求,应该留下什么记录,都分别做出具体的规定。要规定采购人员的权限范围。
采购人员独当一面地工作,在一定范围内有主动权、决策权是理所应当的。这样也有利于调动采购人员的积极性和提高工作效率但是如果对采购人员的权利不加以限制也是不行的,这样容易造成采购人员滥用权力,产生道德风险,甚至给企业造成较大的损失。
企业可以对采购人员的权利尤其是财务权利做出规定,例如能够自主支配资全的数量、住宿、旅行、送礼、请客的标准等,都要做出具体合理的规定。
建立请示汇报制度。当作业过程中出现一些超出采购人员权限范围的情况,采购人员应该请示主管人员,不能够自作主张。要向全体采购人员公开规定,在采购活动的一些关键环节,例如签订合同、改变原有的作业程序、作业指标等,一定要向采购部门或相应的主管人员请示汇报。
3优化采购流程,提高业务效率
业务流程运作效率的高低会对企业竞争力形成直接的影响,国内企业由于采购成本在生产成本中所占比例较高,所以受到的影响也较大。
一般来说,传统的采购业务流程是生产部门根据生产计划提出所需采购的物品,然后由采购部门编制物品采购计划,还要经过各部门及高层管理者的审批,才能向供应商发出订单。
加强企业采购管理的具体措施 篇3一、协同采购需求
在拥有数家制造厂的公司中,重要的采购优势可以通过合并共同采购需求加以实现。在很多这种类型的欧洲公司中,甚至在国际上都显现出这样一种协同采购方针的趋势。传统上,这种情况在原料的采购上很普遍然而现在,相似的方法已用在计算机硬件和软件、生产货物和部件采购上。
二、物流中采购的整合
采购管理一体化方法要求生产计划、库存控制、质量检查和采购之间紧密合作,采购不能只遵循自身的路线。为了确保不同的相关材料领域的有效整合,采购管理正被逐渐纳入到供应链管理中。
三、工程和生产计划中采购的整合
在实践中,供应商选择在很大程度上是由技术规范决定的。通常,规范一旦确定就很难改变(若改变,只能在很高成本的基础上)。从商业的观点来看,依照一个特别的供应商来制定规范是不合需要的,因为在那种情况下采购经常结束于垄断者,进而严重阻碍买卖谈判。为了防止这一点,在前期就将采购纳入到发展过程中是可取的。
四、采购管理中心化
采购管理中心化可以集中全公司和集团的采购力,对整个供应市场产生影响,使集团采购处于有利地位。由于一个窗口对外,便于公司对供应商的管理,便于公司主体资源的优化。在商品经济的竞争环境下,价格是由市场决定的,而不是企业可以左右的。在同类产品的市场上,价格相差无几,这样企业的利润完全取决于自己的成本控制。如果企业对成本控制不力,成本居高不下,企业利润就很难保证,甚至亏损。一旦亏损,企业也就失去了竞争力,无力开发新品种,开拓新市场,无法应付对手的进攻(如降价),因而企业就会处于不利的竞争地位。通过采购管理的中心化可以增强企业的核心竞争力,从而推动企业的发展。
五、采购管理职能化
前几年,很多公司的采购部门隶属于生产部门。近年来,越来越多的公司的采购部门从生产部门或其他部门独立出来,开始直接向总经理、副总经理汇报,相应地,采购部门发挥越来越大的作用。采购职能也从原来被动地花钱,开始有了节省资金、满足供应、降低库存等一系列目标。当然,采购要完成这些任务绝不是从独立的采购部门形成后就可以直接做到的。采购要做很好的采购需求分析、采购计划、资金占用计划、控制和形成采购供应战略,管理好战略供应链资源和供应商资源。让采购成为供应链管理的强有力的一环,将生产计划、物料计划、采购、仓储、运输集成为一个反应迅速、总成本最低、物流速度快、响应市场需求的灵敏的链条。企业要战胜对手,过去强调产品、技术,现在强调市场宣传、国际化和结盟,但都不再是企业自己的单打独斗,而是需要联合供应链上的每一个成员的力量,形成一条成本低、反应快、服务好的供应链、价值链。这样采购部门就会成为公司核心竞争力的一部分,是公司连接供应商和客户的桥梁,是公司的核心业务部门。当然,这样就对采购管理者和采购员的素质有了前所未有的高要求,只有这样,采购才能发挥出前所未有的作用。企业应该改变采购是内部行政职能的观点,建立采购管理的战略,应该培养和造就高素质的采购战略管理和实施梯队。这一要求可以细分为如下几个方面:
①采购组织及其成员要具有较高的职业道德和符合商务行为规范
②有效地保护双方的商业秘密
③专业人士从事相应的采购活动
④了解产品、生产和所在行业
⑤获取最低总价格的谈判能力。
这5个方面从另一个侧面总结了采购的职业道德水平、专业化技能和商务谈判的重要性,也为企业建立出色的采购队伍指明了方向。
六、采购管理专业化
传统采购组织中,采购员发挥不了很大作用,一方面是领导对采购认识的局限、采购环境的恶劣,以及对采购舞弊的恐惧另一方面也由于采购员和采购组织的软弱无力和技能缺乏,造成采购的低技术性。实际上,采购员需要了解购买的产品,了解产品的原理、性能要求,了解市场行情、价格走势,需要了解供应商的实力,供应商报价的合理性,实地考察供应保证能力,需要极强的谈判能力和计划能力,有能力在保证供应的同时保证价格和质量标准。当然,这些能力不是一蹴而就的。总之,作为专业采购( Commodity Buyer,Purchasing Engineer,Commodity Management),需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购内容的专业,而非会计和英语等专业。采购人员需要有能力与公司其他国家的同样采购物品组( Commodity Council)进行沟通,了解世界市场变化和供应商的表现,因此英语表达和沟通能力、计算机网络知识也很需要。这些专业包括很多,如计算机设备、软件、广告、印刷、办公物品与服务、技术服务等。至于资深采购专家,则需要掌握项目管理、财务管理、供应链管理等专业技能。
七、制造或购买
实践表明,一些生产活动可以由专业供应商更快、更便宜地完成,而且公司能够在质量方面对供应商比对其内部的生产部门提出更高的要求,这就是为什么在一些生产部门中采购额占销售额的比例一直在稳定上升的原因。对有的公司而言,这一结论导致企业进行详细地制造或购买研究。采购应该总是紧密参与到这种研究之中,因为它们是市场信息的逻辑来源。
八、全面质量管理和准时生产
在一些公司(尤其是那些制造过程以装配为特征的公司)中可以发现其对质量提高和生产率增长的兴趣正在增加,正在实施全面质量管理和准时生产。
九、环境问题
在许多国家中,环境问题越来越普遍,各国政府制定的环境法规越来越严格。例如,在德国,有关(工业)包装的严格法规最近已经开始生效,所有不必要的包装都必须加以避免(如发泡包装和牙膏的包装盒)包装物生产商将逐渐被要求对使用过的包装废弃物负责。这也就是为什么大众公司在制造最新的Golf轿车(在美国被称为Rabbit)时,要求在汽车生命周期的最后把不同的部件和零件较容易地分拆开,进行重新加工利用的原因之一,大众公司甚至为了达到这个目标而建立了自己的再加工设施。环境问题给采购提出了全新的挑战,它们将对制造企业产生新的问题。与供应商一起寻求解决问题的思路和措施也是采购的任务,这些思路和措施应该能够解决或缓解这些问题。
十、电子采购
B2B在线拍卖是实现网络采购的一种技术,它是通过Internet或私营网络实时进行的向下定价( Downward Pricing)或反向拍卖(Reverse Auctions)。拍卖由企业或代表企业的网络采购公司控制,通过网络采购公司的专用软件接受多个潜在供应商的竞价,从而实现企业网络采购物料或服务。这种物料或服务的B2B在线拍卖模型最早由Free Markets等公司在1995年提出,这些公司提供的服务通常被称为“市场营造”(Market Making),公司本身因其在电子市场中匹配买卖双方成交而常被称为“市场营造者”( Market Maker)。这些网络采购公司制定了一整套完善地从事在线拍卖的规则另外,他们也提供诸如市场分析、咨询和投标分析等相关的增值服务。网络采购公司的核心技能是信息技术、商品管理和对买卖双方交互的了解。这些公司专长于在线拍卖间接物料(如商店消费品)、直接物料(如客户定制的零部件),或其他一些商品(如煤、原材料、计算机、办公用品等)。在线拍卖特别适合于那种有众多有能力的供应商的企业。当然,企业又有杠杆来支配与供应商关系的场合。
制度建设是解决政府采购当前问题的核心抓手。政府采购法大修在即,根据第二次征求意见稿的精神,各采购单位应当加强制度建设,根据实际需要制定本单位的政府采购管理制度及其配套措施并配备专职政府采购人员。同时,各单位应建立健全采购需求审查机制,并对机制成员的构成作出强制性规范。此外,采购单位要创新体制机制,建立涵盖预算、需求、采购的一体化内部控制体系,并将全流程采购管理纳入其中,全面覆盖项目论证、需求管理、预算、采购、履约、验收和绩效评价全过程;明确需求部门、财务、资产管理、采购和审计监督等部门在采购过程中的职责与工作流程,并强化责任追究;鼓励需求部门结合自身需要大胆开展需求调查,调查越充分,需求就越精准,采购质量也就越有保证。
政府采购要在阳光下进行,最重要的就是将采购由少数人拍板转变为集体决策。要加强相关法律制度的宣讲,帮助单位内部各部门转变观念,将外在规则内化成实际行动,增强采购链条全过程、全流程各相关部门和人员的责任意识,尽可能多地吸纳专业意见。
1、加快人才队伍的建设,提高组织的学习能力
对于企业管理者而言,人才是成功实施供应链管理的关键因素。由于中小企业在供应链管理意识方面的滞后,导致熟悉企业的生产工艺技术和企业管理知识、又懂得计算机知识和实务操作的人才在中小企业中极为缺乏。这就要求中小企业必须加快人才队伍的建设,采用引进来培养、送出去进修、加强对在职员工的培训等方式,形成一支既熟悉企业的生产工艺技术和企业管理知识、又懂得计算机知识和实务操作的人才队伍,以满足企业对进行供应链管理人才的需求。[2]
2、采用基于ASP的第三方供应链管理平台
鉴于很多中小企业都面临着资金短缺的问题,因此中小企业管理者在实施供应链管理过程中,可以采用基于ASP的供应链管理平台信息系一统。ASP(应用服务提供商)模式是一种较先进的供应链管理信息系统模式,采用第三方供应链管理平台,也就是核心企业与他的渠道伙伴共同利用第三方投资建设的平台实现相应的供应链管理功能,核心企业及其合作伙伴不再投资、运营和管理其实现供应链管理所需要的供应链管理平台。
而是与第三方供应链管理平台服务商达成协议,通过Internet直接利用第三方为其提供的供应链管理软件功能,并享受第三方供应链平台服务商提供的各种服务。供应链管理系统是一项投资巨大、技术复杂的专项工作,企业管理者如果独自建立自己的供应链管理系统,则要耗费大量的人力和物力,需要付出高额的沉没成本,而且随着企业本身业务的变化和发展,还需要不断地对这个供应链管理平台进行升级,这个费用更是难以估量。
3、加强信息化建设
当今时代,竞争日趋激烈,市场、产品等竞争都离不开信息,实施供应链管理的实质是通过企业间的互补实现快速开发和制造产品,满足市场多样化、个性化需求。要达到这个目的,必须有现代信息通讯技术的支持。因此,中小企业管理者应把信息化建设作为头等大事来抓,充分利用现代信息技术,促进信息在供应链各成员之间的共享。
首先,强化企业管理者对信息化的紧迫感和责任感,不能认为企业规模小就无需搞信息化:其次,建立相应的组织机构,安排专人负责,研究实施,做到既满足需要,又考虑到将来的升级发展,还要充分考虑到供应链各成员之间信息系统的兼容性和接口问题最后,要进行员工信息化知识和技能的培训。
供应链管理还有以下几种特点:
一、供应链管理把所有节点企业看作是一个整体,实现全过程的战略管理。
传统的管理模式往往以企业的职能部门为基础,但由于各企业之间以及企业内部职能部门之间的性质、目标不同,造成相互的矛盾和利益冲突,各企业之间以及企业内部职能部门之间无法完全发挥其职能效率。因而很难实现整体目标化。
供应链是由供应商、制造商、分销商、销售商、客户和服务商组成的网状结构。链中各环节不是彼此分割的,而是环环相扣的一个有机整体。供应链管理把物流、信息流、资金流、业务流和价值流的管理贯穿于供应链的全过程。它覆盖了整个物流,从原材料和零部件的采购与供应、产品制造、运输与仓储到销售各种职能领域。
它要求各节点企业之间实现信息共享、风险共担、利益共存、并从战略的高度来认识供应链管理的重要性和必要性,从而真正实现整体的有效管理。
二、供应链管理是一种集成化的管理模式。
供应链管理的关键是采用集成的思想和方法。它是一种从供应商开始,经由制造商、分销商、零售商、直到最终客户的全要素、全过程的集成化管理模式,是一种新的管理策略,它把不同的企业集成起来以增加整个供应链的效率,注重的是企业之间的合作,以达到全局最优。
三、供应链管理提出了全新的库存观念。
传统的库存思想认为:库存是维系生产与销售的必要措施,是一种必要的成本。因此,供应链管理使企业与其上下游企业之间在不同的市场环境下实现了库存的转移,降低了企业的库存成本。这也要求供应链上的各个企业成员建立战略合作关系,通过快速反应降低库存总成本。
四、供应链管理以最终客户为中心,这也是供应链管理的经营导向。
无论构成供应链的节点的企业数量的多少,也无论供应链节点企业的类型、参次有多少,供应链的形成都是以客户和最终消费者的需求为导向的。正是由于有了客户和最终消费者的需求,才有了供应链的存在。而且,也只有让客户和最终消费者的需求得到满足,才能有供应链的更大发展。