如何加强煤炭采购管理

第一章　总则第一条　为了加强煤炭物资行业管理，建立良好的物资流通秩序，保证煤矿的安全生产，提高煤炭行业的整体效益，制定本办法。第二条　煤炭物资行业管理应坚持加强煤炭企业内部管理和用市场的手段协调规范各级物资部门工作行为相结合的指导思想，提高行业的整体效益。第三条　煤炭物资行业管理须遵循“服务、管理、经营”的方针，以管理为手段，为煤炭生产、建设和多种经营服务。第四条　要确立市场经济条件下的煤炭部、省（区）煤炭厅（局、公司）、矿务局（公司）三级物资供销主渠道。以集中供应取得经济批量；以地区、行业条块合作求得经营规模；以大流通、大市场、大操作获得高效益。第二章　物资管理部门的职能第五条　煤炭工业部物资管理部门行使煤炭物资行业管理职能，是煤炭物资行业管理的组织者，负责组织制订物资管理条例、制度和方法；负责煤炭物资行业的产业结构、库存结构的调整；负责总结和推广煤炭物资管理的先进经验；在物资分配、流通中负责国家对煤炭系统计划分配物资的计划编制、指标分配、货单汇总和订货的组织；负责组织有关单位参加国家各有关部委的各种物资订货会，组织召开全国和地区专业订货交易会议；负责组织协调煤钢、煤木、煤与其它物资的协作工作；负责在煤炭行业推行物资代理制、配送制和连锁经营，建立煤炭物资经销网络。第六条　为降低煤炭生产成本，确保安全生产，煤炭部物资管理部门负责对钢材、木材、水泥、缆线、阻燃输送胶带等用量较大的物资推行代理制采购、区域配送和连锁经营，构建煤炭物资流通新体系。对煤矿安全仪器装备仍按《煤矿安全仪器装备定点生产单位管理办法（暂行）》（煤安字〔1995〕573号）等有关规定，实行定点生产管理。第七条　各省（区）煤炭厅（局、公司）物资管理部门负责各地区的煤炭物资行业管理和物资市场经营协调，在煤炭物资行业管理业务上接受煤炭部物资管理部门的指导。第八条　各省（区）煤炭厅（局、公司）物资管理部门要结合煤炭行业管理职能，对本地区的行业管理工作制定方案和计划，组织本省（区）煤炭企业贯彻落实煤炭工业部颁布的物资行业管理条例、制度、办法及业务实施细则，推行大宗物资的代理制采购、区域配送和连锁经营及专用物资的定点生产管理。第九条　矿务局（公司）物资管理部门在煤炭物资行业管理上接受煤炭工业部及省（区）煤炭厅（局、公司）物资管理部门的业务指导。第十条　矿务局（公司）物资管理部门要贯彻煤炭工业部有关行业管理的文件精神，一方面在传统物资管理基础上适应市场经济新的形势制定出合理的物资管理制度、办法和规程，有效地进行物资供应和管理；另一方面在保持企业经营自主权的基础上配合煤炭工业部及省（区）煤炭厅（局、公司）物资管理部门开展行业管理工作。第三章　矿务局（公司）物资管理第十一条　矿务局（公司）要切实加强企业内部物资管理，积极推行“两集中、五统一”的物资管理方法。要结合本单位的物资管理体制改革和市场经济的要求，实行财、物集中为主、分散为辅，统分结合、分级管理的物资管理体制。第十二条　物资采购要实行分品种、分类管理的办法，分别制定局（公司）、矿、厂分管物资目录，分别由局（公司）、矿、厂的物资管理部门采购。第十三条　要发挥矿务局（公司）物资管理部门的主渠道作用，对煤炭生产、建设所需的大宗物资、专用物资、特种物资（同第六条所列物资），通过物资主渠道采购；地方产物资由各矿、厂物资管理部门编制采购计划进行采购。第十四条　物资采购要建立购销审核合同制度，规范物资购销行为，严把合同签约关、物资检测验收关和货款承付关。第十五条　物资采购要形成合理、经济的批量，保持70％以上的物资通过生产厂家及煤炭物资行业管理部门组织的连销网络订货采购，减少流通环节，获取批量差价。为保证行业利益，在同质同价的情况下必须优先通过供销主渠道采购。第十六条　严格采购纪律，严禁采购无生产许可证、无质量合格证、无防爆合格证、无煤矿安全标志、质次价高、假冒伪劣的产品。对新产品、新材料，必须经矿务局安监部门认可方可采购。第十七条　矿务局（公司）物资管理部门要高度重视市场信息的收集、整理、分析、预测和利用，随时了解物资市场动态，指导采购工作。

煤炭企业管理作为一个复杂的系统工程，面临着人员素质偏低、作业环境复杂、安全威胁较多的情况，只有通过合理定位、规范运作、量化管理，推动精细化管理，才能逐步解决当前面临的问题。一是推进精细化管理，可以实现煤矿的长治久安。精细化管理适应现代企业管理需要，通过精细化管理，严格细化质量标准，建立“纵到底、横到边，事事有人管、人人有专责”的岗位标准和操作标准，能够使各项精细化的管理渗透到每一个管理环节的“缝隙”，使得不同岗位的员工按照各自标准操作，减少了工作盲目性和随意性，避免了盲目和随意造成的诸多安全隐患，从而把安全隐患消灭在萌芽状态，确保实现矿井的长治久安。

一、是抓精细化标准体系建设，打牢质量管理基础。二、是抓精细化流程体系建设，搞好安全质量生产过程控制。三、是抓精细化质量保证体系建设，提高工作质量的约束力。大力强化对跟班干部、班组长、安监员三个关键人物的监督检查作用，并对他们进行严格的绩效考核，无论是哪个环节出现了问题，都要严分析，严处理，层层追究，进一步提升整体管理水平。

总之，随着市场经济的不断发展完善和国企改革进程的不断深入，国有煤矿正面临着安全、生产、改革的多重压力，粗放型的管理模式已不能满足现代化企业管理的需要。只有彻底转变粗放型的管理模式，进一步加强企业创新管理、内部市场化管理、精细管理，提高企业的核心竞争力，才能促进企业的健康持续发展。

1、信息收集，整理排出曲线图（月、年），寻找规律。培养或聘请采购信息员。

2、供应部要注意市场行情的把握，以控制成本。看伦敦市场分析行情，注意对大宗物品（铜、铝）的成本控制。

3、 物料申购管理。发票要及时跟进。零星采购，可以先不要申购单，以后再补。

4、采购改进：可以利用晚上时间采购，不占用车辆，做好提前安排。至于采购分开的模式是否改进，有待探讨。

5、ERP要求保质保量按规范操作，保证生产正常运行。

6、日常市场调查，确定2-3家外协厂家，解决临时缺货问题。

7、完善采购配件台账（清单），做到下单准确。

二、工作技巧与培训方面

1、制订周工作计划跟踪。

2、目前业务员没有敏锐捕捉市场信息的能力，谈判技巧不够。应强化培训采购人员的谈判技巧、团队精神、应变、沟通等各种能力；

3、加强采购计划分解、编制与跟踪、落实工作，完善采购体系。

三、资金方面

1、车间存在配件不足的问题。原因是主要原料价格上涨，采购资金不足，原料配件难于进货，严重制约了生产。下一步一定要重点解决资金问题，保证原料及配件的正常供应，确保生产按计划如期完成任务。

2、现在原料比较“吃香”。因此，我们目前只能在内部做些调整，注意接待礼仪礼貌，供应部主动上门求货，仓库做好服务工作，财务部积极调整资金安排，大力支持供应部，特别是168、188这两种配件。

3、制订排款计划：订出标准、时间、频率、分类（ABC）。

4、目前准备上几个大项目，会投入一些资金，但不会影响目前的生产经营活动。公司将保证采购资金的正常拨付，要求供应、仓库的所有管理人员都必须做到工作细心，迎客热情，与供应商交流要有耐心，强调一切为了生产，为了企业。

四、与其它部门配合方面

1、仓库：要给仓库订货单（采购清单），否则仓库货到多少，还有多少，仓管员一问三不知。并且供应人员每天要到仓库跟踪。要求仓库配合，能及时提供配件存货的品种和数量备查。清理废品、退货。现公司不合格的配件价值不下300万元，供应部配合仓库想办法退回去。

2、技术部：供应部的职责包括提供新产品的零部件配套工作，因此开发新产品，要求技术部门配合供应寻找合格厂家。

3、品管部：控制进料，包括外观和细节。950汽油机64台中有5台有断裂现象，这与厂家配件有关，要与供应商协调，解决配件质量问题。

五、供应商管理方面

1、要求厂家提供进料的合格证明。

2、供应部对供应商进行资格评审，重新筛选，确保质量及交货期。内部管理理顺后，走访供应商，作为团队来管理。

3、供方合同评审要着手建立，由供应部牵头，财务部、生产部、技术部配合、完善。

中国企业最佳经营管理平台提供采购业务的完整处理和多种成本控制手段，为企业不同层次管理者总结提炼以下砍掉采购成本的方法，帮助企业应对高通胀时代的成本压力。

1. 采购计划:采购成本最大的浪费在于缺乏准确的采购计划。因为计划不准确导致原材料的大量积压或者停工待料的现象比比皆是。系统能够帮助企业制定合理的采购计划，以便在合适的时间、用合适的资金采购合适的物料。根据采购物料的特点和企业管理特点，系统提供以下几种模式的采购计划。

2. 供应商管理:选择合适的供应商是采购管理的重要工作，供应商的好坏直接决定企业的采购工作是否有效、采购成本能否得到控制。系统可以帮助企业加强供应商的准入控制和供应商资质的审批，能够建立完整的供应商档案和完备的价格数据库，能够根据供应商历史表现(价格、交期、质量等)帮助企业综合评估、选择与淘汰供应商。

3. 采购价格管理:每一个企业都会有严格的采购价格规定，但是能否有效遵守是难点。系统能够预配置企业采购价格政策，并在此基础上提供包括供应商比价、采购最高限价、采购按质论价在内的多种价格控制手段，以帮助企业降低采购成本系统能够记录采购人员询价的全过程，使得每一次采购都能够有据可查。

1.提高物资需求的预见性和计划性。物资需求是必要的，但更重要的是对物资需求的深度了解，对物资计划的刚性控制，最大限度降低物资采购的综合成本。生产单位和物资供销单位要加强沟通协调，定期通告生产对物资的需求计划。物资供销单位要以生产需求为己任，及时主动地确定货源，在有效的生产时间内采购予以使用维护。

2.优化物资库存的结构。对于每一个企业来说，保证一定的物资库存是必要的也是很重要的。适量的物资库存可以为企业整体运营提供硬件支撑。如果物资库存管理不完善，物资缺货或者备件补库不及时，库存运转效率低下，废旧物资挤压过多等等，不仅会筑高企业的综合运营成本，而且会造成企业计划及决策的失真和缺位。

3.建立多方映射式管理机制。对于多报不领和以领代耗的情况，尽可能的回避此类现象长时间生存，应以用料单位和物资供应部门的相关人员有效沟通，建立多方合效简约管理机制。建于缺货、库存物资积压的问题，不单单是某个部门的问题和责任，更要深入到各个部门负责人。使用部门多报计划，而供应及相关部门全部采购，这样长此运作无法从根本改变库存居高不下的局面，也难以杜绝小库多量并存的问题。

4.物资供应与维护使用相辅相成。物资供应部门与生产部门要相互协和起来。物资供应部门应尽可能的了解使用部门的所需的物料为备用还是急用，用在什么地方使用部门较大程度的掌握库存物资，现在库里有多少本部门所用的各种材料，保障生产的供应维持时间长短，尽量减少供应过程中的脱节和超额采购问题。入细入微，相互协作，相互了解充分利用库房来彻底改善不良局面。

5.及时处置库房积压待废设备材料，减少资金占用。物资供应及相关部门应经常进行库房物资调整，多年不用的物资、超过使用时限物料进行处理。要制度有序的进行积压物资处理，及时消除不良资产，减少无功负担。

6.有效发挥库存控制的作用。现如今仓储不只是存储物资的场所。实现对物资收发料动态管理，对使用物资的当前动态及周转效率开展定期统计，依时反映物资收发存动态、超储、积压和不合理库存物资信息,有利于库存资金分析，优化库存结构，合理资金周转。实践证明：库存的高效利用是控制物资管理成本的重要抓手，各单位有必要在这方面下大力气和真功夫。

7.改善名称型号模糊入账的现状。名称型号模糊入账给仓库和财务部门都带来了不必要的往复劳动，而且会造成实物和财务帐套数据不一致。建议建立条码扫描设备，进行出入库的物料确认。

8.提高相关人员职业素质和业务水平。当前，企业已经进入信息化竞争时代，管理的电子化、信息化、智能化已经成为家常便饭，在这种情况下，企业必须要提高库房管理人员的综合素质和业务技能———加强现代管理知识的培训，使他们对库存管理与控制的重要性有更为深入和透彻的了解加强职业道德培训，特别是要加强他们的廉洁自律意识、效率意识、服务意识和市场意识，让他们明白每一个备件都是企业的资产，每一台备用设备都是企业安全生产的重要保证，提醒他们不要动歪脑筋、不要不敢不能损害企业的利益。

9.实行物资全过程管理，实现材料领用零浪费。煤矿企业月度材料预算指标下达、月度材料需求计划网上申报与审批、刷卡领料以及自动扫描入库、出库、盘存、记账和统计、考核、分析材料消耗情况的一体化管理。企业各单位月度材料消耗情况，在超市管理人员作账务处理后，由内部市场化管理系统自动生成物资收发存报表，反映矿及各单位物资消耗情况。这样以来，各单位可随时查寻成本信息，有利于控制消耗，节约用材。同时，经营和物资供应部门可根据物资消耗情况及时统计物资消耗轨迹，分析投入规律，为物资储备提供科学依据，减少不必要的物资储备。

10.充分利用物资供应商的有利条件。高效的物资库存管理必须有一定的物资供应商作为后盾，这是保证企业安全运作的重要保障。在确定供货商的问题上，每一个煤炭企业要注意：分承包商供应的物资的质量必须真实可信，必须有技术质量部门出具的质量指标评价分承包商的生产稳定、企业外围环境良好分承包商的产品价格处于市场合理区间承包商的客户服务良好，企业诚信度高，履行合同良好，供货时间按计划、供货渠道及运输畅通尽可能与承包商建立合作共赢、团结协作的战略合作伙伴关系，并建立良好的付款协议制度。